C’est souvent à partir des idées de ses collaborateurs que l’on peut améliorer bon nombre de choses à l’intérieur d’une entreprise, d’une business-unit ou d’un service.
Toutefois, encore faut-il savoir comment les gérer, faire les suivis adéquats et s’assurer d’encourager tous les salariés à participer. Manager des idées va d’ailleurs bien au-delà de la simple collecte.
C’est un travail qui implique les salariés pour améliorer les idées existantes, mesurer leur engouement et transformer des idées en projets à forte valeur ajoutée.
Pour y parvenir, il faut donc un peu de méthode. En général, les logiciels d’idéation sont assez simples à mettre en place, mais une bonne stratégie reste nécessaire pour que la transformation des idées en projets soit facilitée. Pour en savoir plus, voici 6 conseils et bonnes pratiques pour réussir votre implémentation.

Définir les besoins

Si l’innovation est une tendance de fond dans les entreprises, encore faut-il savoir comment celle-ci va s’intégrer dans votre organisation. Il y a une différence entre vouloir innover et pouvoir le faire. Plus vos besoins seront définis, plus la mise en place d’un logiciel de management des idées sera facilitée. Il faut donc s’assurer de définir les objectifs de la collecte d’idées nouvelles. 

Que cherche-t-on à faire avec des idées ? Pourquoi générer des idées ? Par réflexe défensif ? Par recherche d’innovation ? Pour calmer les ardeurs des digital natives ou des corporate hackers ? Pour faire de la communication ? Pour répondre à une demande de la direction générale ou par réelle volonté militantiste ? Selon le postulat de départ et les ressources associées, l’expression des besoins permettra de choisir facilement la plateforme la plus adaptée.

Co-construire avec toutes les parties prenantes

Si le logiciel est choisi dans un coin par les RH ou la DSI, puis imposé à tous, il y a des risques qu’il ne soit pas très utilisé. L’innovation est souvent quelque chose de facultatif dans les entreprises. Contrairement à Word, Excel ou Outlook pour le quotidien, on ne peut pas obliger tous les salariés à utiliser un logiciel d’idéation pour proposer des idées et s’impliquer dans leur développement. Par conséquent, imposer un outil trop complexe ou à l’interface désuète ne mènera qu’à une non-utilisation et un investissement perdu.  

Selon la taille de l’entreprise, on peut vouloir consulter les directions des business units, les managers opérationnels, les syndicats, le comité d’entreprise, le conseil d’administration, etc. Pour réussir, la direction générale doit aussi s’imposer et encourager l’initiative. Dans tous les cas, il faut identifier et associer les personnes et fonctions qui peuvent avoir un rôle à jouer, afin d’éviter des batailles internes ou des guerres de territoire (ou le fameux « l’innovation, c’est notre service et personne d’autre ! »).

Structurer une gouvernance adaptée

Générer des idées n’est pas compliqué, mais savoir les traiter en interne peut l’être un peu plus. Pour cela, il faut se doter d’un conseil de gouvernance transversal qui doit être responsable et responsabilisant. D’où l’intérêt de se poser les bonnes questions : est-on prêt à accepter les idées de rupture ? Qui prendra la décision ? Que faire des idées non mûres ? Comment accompagner les bonnes idées ? À quel moment impliquer les directions métiers ? 

Autant de questions qui définissent la manière dont la collecte d’idées sera organisée et gérée. Si toutes les idées ne peuvent se transformer en projets, il faut tout de même savoir comment traiter les idées qui disposent du plus fort potentiel.

Définir un cadre et un budget

Qu’elles soient incrémentales ou de rupture, toutes les innovations nécessitent un minimum de structure. Il faut laisser de la liberté pour qu’elles s’expriment, disposer d’un budget en cas de besoin et être prêt à mobiliser les salariés sur un projet, en plus de sa charge de travail habituelle. 

Ce cadre est le plan directeur de l’innovation interne. S’il peut évoluer avec le temps, il doit être partagé et communiqué au moment du lancement du logiciel de management des idées pour ne pas décevoir. 

Faire un événement de lancement

Un logiciel est la partie opérationnelle de la gestion de l’innovation collaborative. 

Pour la faire vivre, il est vivement recommandé de mobiliser les salariés autour d’un événement de lancement, qui peut aussi se renouveler régulièrement tout au long de l’année. 

Il peut prendre la forme de concours d’innovation (au sein d’un service, d’une business unit ou de toute l’entreprise), de corporate awards, ou encore de hackathons. Ce qui compte, c’est de sortir les collaborateurs de leur quotidien pour un moment bien défini afin de mobiliser les énergies créatives.

Former et accompagner les utilisateurs

Un logiciel impose nécessairement quelques changements dans les habitudes de travail. 

Bien que les solutions d’innovation collaborative soient en général intuitives et faciles à utiliser, il ne faut pas sous-estimer l’importance de l’onboarding et de la formation.

Si certains utilisateurs seront plus à l’aise par nature (les jeunes et les technophiles notamment), il est important d’accompagner tout le monde, quel que soit le niveau de responsabilité et d’expérience. Cet accompagnement passe notamment par des sessions de formation (en ligne ou en face à face), des exemples, des cas clients, des vidéos de tutoriels, etc.

Bien mis en place, un logiciel de management des idées peut faire des miracles dans toutes les organisations de toutes les tailles. Il libère la parole, valorise les bonnes idées, incite les collaborateurs à s’impliquer et transforme une démarche de création en un jeu, où le résultat peut booster le développement et le futur de l’entreprise.

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